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Les outils web indispensables de la startup, en moins de 90 min

Ce n’est pas le sujet le plus stratégique que j’ai été amené à traiter, mais de façon pratique peu de jeunes entreprises savent s’équiper de façon légère et efficace, pour leurs besoins en informatique. Je ne vais pas vous parler de d’outils métier-spécifiques : si vous êtes dans l’édition numérique et que vous ne savez pas quel logiciel de composition de pages web utiliser, je ne peux rien pour vous. En revanche pour couvrir vos besoins bureautiques standards (et plus) voici ce que je fais en général en 1h30 avec mes entrepreneurs les plus démunis.

Attention, ce que je vous présente est radical et va à l’essentiel. Il est toujours temps ensuite de peaufiner et de monter en puissance avec des outils plus lourds. Mais dans 98% des cas, c’est même inutile.

Gérez vos noms de domaines

Il vous est formellement interdit de commencer à parler de vous si vous n’avez pas vos noms de domaines.

Cela voudrait dire que vous êtes tellement loin du démarrage (ou pas sérieux) que vous n’avez même pas passé 10 min et dépensé quelques dizaines d’euros pour cela. Alors je sais qu’idéalement vous allez prendre le temps de définir une stratégie de communication solide avec un expert et que vous aurez une identité construite.
Comme pratiquement ce n’est jamais le cas, voici au moins comment limiter la casse :

Règle N°1 : Nom d’entreprise = Votre marque = Votre produit = Site en .com

Et votre .com doit bien être zboubidou.com et pas zboubidou-france.com ou zboubidou-entreprise.com.

Règle N°2 : Bloquez large avec le .net, .org et .fr

Ils ne servent à rien puisque le .com règne toujours en maître suprême et qu’il est impossible de s’en passer pour une stratégie de référencement sérieuse. Mais ils évitent tout risque de cyber-squatting et de confusion pour les futurs clients. Les autres extensions ayant pour simple but de renforcer votre .com, quand vous les aurez achetés vous vous contenterez de toutes les rediriger sur le .com. En clair en tapant zboubidou.fr j’ouvrirais donc votre page zboubidou.com.

Pour trouver le .com plusieurs solutions :

  • Nameboy vous permet de tester la disponibilité de domaines issus de la combinaison de mots clefs. Là, c’est vraiment le pire que vous puissiez faire, mais cela peut aider à brainstormer.
  • 123Finder m’intéresse plus, puisqu’il vous permet de partir d’un mot de base et d’explorer ses dérivés disponibles avec un nombre de caractères donné. Voici par exemple les résultats de 3 à 8 caractères disponibles en .com à partir de « inno ».
  • Domai.nr vous donne des noms de domaines exotiques comme zbou.bi/dou au lieu zboubidou.com. Un clin d’oeil apprécié par les pros du web 2.0 si ils vont être vos clients, ou si vraiment le .com est indisponible et que vous tenez à votre zboubidou, un moyen de l’approcher.

Pour les acheter : Namecheap ou Godaddy ce sont les deux poids lourds, pas de surprise et facilement transférable pour la suite. Dans les commentaires sur twitter, on me signale aussi bookmyname, encore moins cher et tout aussi efficace.

Coût total : moins de 9.00 € par an et nom de domaine.

Mettre en place la bureautique

Un seul mot : Google. Inutile de tourner autour du pot, c’est le plus efficace, le plus complet et le plus simple pour un coût nul ou modique. Nous parlons bien entendu de votre mail, calendrier et gestion de documents.

Premier point : ne soyez par contre pas trop feignant, plutôt que d’utiliser Gmail de façon basique, prenez la peine de configurer Google Business Apps avec votre nom de domaine en .com tout frais. En clair votre email sera pdurand@zboubidou.com au lieu de pdurand@gmail.com.

Deuxième point : utilisez vraiment les ressources offertes par Google. Si vous êtes deux associés au départ, prévoyez quatre emails : un email personnel chacun, un email partagé contact@zboubidou.com que vous rendrez public sur le site et un email partagé todo@zboubidou.com. Ce dernier servira à vous envoyer des notes, références ou tâches à ne pas oublier. Ici encore c’est basique, mais cela fonctionne bien. De même, prévoyez un calendrier chacun que vous vous partagerez et un calendrier commun que vous pouvez rendre public ou partager avec des partenaires (pour signaler les congrès auxquels vous participez, vos déplacements,…).

Et si vous voulez commencer à utiliser Gmail comme un ninja, rien ne vous empêchera d’aller plus loin.

Troisième point : Google va devenir par défaut votre premier outil de CRM, la gestion des contacts de façon « propre » est donc importante. Apprenez à utiliser les fonctions principales de la fonction contacts et n’hésitez pas à faire des groupes : mentors, prospects, partenaires, institutions, fournisseurs… Quand vous allez monter en puissance dans l’équipe, vous serez content d’avoir investi un peu de temps à rendre cela clair.

Coût total : gratuit pour la version standard (elle suffit) et 50 € par an et par utilisateur pour la version business (qui rajoute des fonctions de cryptage des données, qui selon le secteur dans lequel vous travaillez peuvent être indispensables).

Si Google vous offre les outils bureautiques dont vous avez besoin, les choses étant ce qu’elles sont je vous conseille néanmoins d’acheter une version à jour d’Excel. Vous allez en avoir besoin pour des soucis de compatibilité avec votre comptable, votre banquier et bientôt, vos investisseurs.

Coût total : sérieusement ? Réfléchissez, vous devez avoir une copie qui traîne quelque part non ? Oui ? Voilà.

Sauvegarde et partage de documents

Google permet donc un premier partage de documents. Beaucoup d’options plus puissantes existent, mais la plus simple et la plus fiable est Dropbox, qui va installer un petit logiciel de synchronisation sur vos ordinateurs (bureau, maison…) et toujours garder à jour l’ensemble de dossiers que vous allez lui désigner. Indispensable.

Coût total : gratuit pour 2 Go et $9,99 par mois pour 50 Go. Prenez la deuxième option sans hésiter.

Un autre outil simplissime et parfaitement gratuit que j’aime à rappeler est Etherpad qui permet de travailler à distance sur un texte à plusieurs et en temps réel.

Communiquer sur le web

Ici encore si vous n’avez pas de stratégie de communication définie, il faut au moins que nous arrivions sur zboubidou.com avec autre chose que la page de fournisseur d’accès. A minima, il doit y avoir votre logo, un message simple d’accueil avec votre mission d’entreprise, et que votre mail contact@zboubidou.com (évitez les subtilités du genre contact(at)zboubidou(point)com : tous les bots qui captent les adresses email pour générer du spam connaissent ces trucs et savent les déjouer).

Pour créer la page, j’ai pris depuis quelque temps une option par défaut : un blog wordpress. Il suffit de le faire héberger pour l’instant directement sur www.fr.wordpress.com et de faire pointer zboubidou.com sur le site obtenu. C’est l’option un peu trash. Si vous avez une heure de plus, téléchargez wordpress, et mettez le en place correctement chez votre hébergeur. Tout est expliqué ici.

Une bonne idée peut aussi être de rendre votre page d’accueil wordpress intéressante sans y passer du temps pour l’instant. Une bonne idée est d’installer un thème comme Placeholder :

Ensuite, vous allez revenir chez Google pour deux dernières opérations importantes :  mettre en place un suivi de la fréquentation de votre page d’accueil et vous géolocaliser.

Pensez aussi à bloquer votre page Facebook (www.facebook.com/pages/zboubidou/) et votre Twitter (@zboubidou). Même si vous ne prévoyez pas encore de les utiliser.

Coût total : gratuit

Conclusion

Voilà, hors galères imprévues avec WordPress et temps de brainstorming pour trouver votre .com (là cela peut durer des semaines) tout cela se boucle en 90 min et souvent à moins de 100 €. Il ne vous reste plus qu’à contacter un imprimeur local pour faire une centaine de cartes de visite simples (si vous passez par Vistaprint par exemple, vous allez faire des bêtises). Difficile du coup de voir des personnes en pépinière avec des mails encore en yahoo.fr ou orange.fr. Il y a ensuite toujours de nombreux cas particuliers à prendre en compte. Si votre activité va rapidement être très commerciale, ou nécessiter la coordination de plus de monde que vous et votre associé, de la CRM et du management de projets pourront être mis en place avec les solutions de www.37signals.com, et de la facturation avec www.freshbooks.com.

L’intérêt de ces outils est qu’ils ne vous engagent pas sur des coups de structure, de licences et de formations, incompatibles avec votre besoin d’agilité immédiat. Ils sont par ailleurs presque tous basés sur des solutions web qui ne demandent pas des ordinateurs derniers cris, un OS particulier et qui de plus en plus, sont accessibles par téléphone quand vous êtes en déplacement.

J’ai probablement dû oublier quelques points clefs et vous ne manquerez pas d’avoir des suggestions intéressantes.

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